our blog

wrap insight

December 19, 2017 / by Wienanto Tanuwidjaja / In Arus Kas / Leave a comment

24 Jurus Instan Perbaikan Arus Kas Dari Berdarah Jadi Berlimpah (Bagian Ke-1)

Arus kas adalah nyawa bagi bisnis Anda.

Bila Anda memiliki bisnis model yang baik dan mahir dalam mengelola arus kas, perusahaan Anda akan sukses besar.

Meskipun Anda memiliki bisnis model yang baik tapi tidak dapat mengatur arus kas dengan tepat, suatu hari bisnis Anda akan hanya berakhir menjadi kenangan.

Sebagian besar pemilik usaha kecil & menengah berfokus pada laba. Namun, hal itu tidak cukup jika Anda ingin memiliki bisnis yang sukses. Anda harus memahami bahwa laba hanyalah angka yang menunjukkan bahwa pendapatan Anda melebihi pengeluaran, bukan ukuran keberhasilan.

Arus kas adalah jumlah bersih uang yang mengalir masuk dan keluar dari usaha Anda. Arus kas Anda harus mampu menutupi seluruh biaya operasional – termasuk biaya gaji, membayar diri Anda sendiri serta investasi untuk pertumbuhan di masa yang akan datang.

Terdapat 3 aktivitas yang menghasilkan sumber arus kas:

1) Aktivitas Operasional

2) Aktivitas Investasi

3) Aktivitas Pendanaan

Laporan Arus Kas

Apabila Anda ingin memahami cara kerja arus kas, Anda harus mulai dari mencatat seluruh kas masuk dan kas keluar dari usaha Anda.

Tahukah Anda, banyak pemilik usaha yang sering mengalami hal seperti ini:

“Kami untung, tapi kenapa tidak ada uang di bank?”

Banyak pemilik bisnis – baik yang menghasilkan Rp 1 Milyar atau Rp 50 Milyar – bergelut dengan makna laba vs kas.

Memahami perbedaannya sangatlah penting untuk mengerti bagaimana arus kas bekerja, dan bagaimana menjadi seorang ahli dalam mengaturnya.

Mengatur Arus Kas

Bagi banyak pemilik bisnis (mungkin juga Anda), salah satu penghambat terbesar untuk berhasilnya suatu usaha adalah cara mereka berpikir mengenai uang.

Bertanyalah pada diri sendiri, apakah pikiran Anda mengenai uang dipenuhi dengan rasa takut terhadap kekurangan, atau optimisme untuk mencapai berkelimpahan?

Mengapa hal ini begitu penting?

Orang yang dipenuhi rasa takut akan cenderung menghindari masalah dan resiko, hingga akhirnya menjadi tidak siap ketika betul-betul harus menghadapinya.

Seorang pengusaha yang sukses selalu siap menghadapi masalah uang sejak awal. Mereka bersikap terbuka dengan klien, pemasok, maupun partner tentang pembayaran sebelum mengambil tindakan lebih lanjut.

Pola pikir seperti inilah yang harus Anda miliki agar sukses dalam mengelola arus kas.

“Ketika Anda mengganti mindset dari rasa takut terhadap kekurangan menjadi optimis untuk mencapai berkelimpahan, Anda akan merasa lebih mudah dan percaya diri untuk memulai percakapan dengan para stakeholder.”

Selain itu, Anda juga harus bisa menilai apakah Anda merupakan seorang pemboros atau penghemat. Seorang pemboros tidak dapat menyimpan uang di bank, dia akan selalu membelanjakan kas yang masuk.

Jika Anda seorang pemboros, maka Anda dapat menggunakan 24 jurus yang dibahas di sini, tapi tidak akan mampu menghilangkan masalah arus kas bila uang yang Anda keluarkan selalu lebih cepat daripada masuknya.

“Kami selalu berfokus pada laporan laba rugi. Namun arus kas bukanlah topik yang sering dibahas. Ini seperti kami sedang mengemudi tapi hanya melihat speedometer, padahal sebenarnya kami sedang kehabisan bahan bakar.”

– Michael Dell (Pendiri & CEO Dell Technologies)

Memahami Arus Kas

Mari kita mulai dengan memahami perbedaan antara laba dan kas.

Laba adalah apa yang terlihat di pojok kanan bawah laporan laba rugi Anda. Ini menunjukkan apakah hasil dari barang atau jasa yang Anda jual lebih besar daripada harga pokok penjualan dan biaya yang Anda keluarkan.

Laporan Laba Rugi

Arus kas berfokus pada saat perusahaan Anda menerima pembayaran dan membayar. Arus kas operasional adalah uang yang dihasilkan dari aktivitas operasional perusahaan.

Sebuah bisnis yang sukses memiliki arus kas operasional positif yang lebih besar dari labanya.

Arus kas bebas (Free Cash Flow)  menunjukkan jumlah kas yang dihasilkan bisnis Anda dan dikurangi dengan pengeluaran.

Arus kas bebas digunakan untuk:

1) Membayar hutang

2) Berinvestasi kembali, atau

3) Membagikan deviden kepada pemilik perusahaan

Sedangkan, tujuan bisnis Anda adalah:

  • menghasilkan arus kas bebas (karena inilah kekayaan yang Anda dapatkan sebagai pemilik bisnis)
  • menghasilkan uang untuk mengembangkan usaha.

Arus kas Anda – waktu di mana uang masuk dan keluar dari perusahaan – biasanya berbeda dari saat perusahaan menghasilkan pendapatan atau membayar biaya.

Hal yang perlu diperhatikan: bisnis Anda mungkin menghasilkan laba tapi bisa saja memiliki arus kas negatif.

Mengapa?

Karena walaupun Anda menghasilkan laba dalam jumlah tertentu, bila uang yang Anda terima kurang dari atau sama dengan yang dikeluarkan, Anda sedang “memakan” persediaan kas Anda.

Dalam jangka panjang, hal ini akan berpengaruh negatif terhadap kemampuan Anda untuk membayar tagihan dan akhirnya akan berdampak pada kemampuan operasional perusahaan.

Laba tidak sama dengan kas bila Anda:

  1. Melakukan pekerjaan namun belum dibayar (penambahan di piutang).
  2. Membayar biaya namun belum menerima pendapatan.
  3. Melakukan investasi ke depan, misalnya membeli inventaris.

Cara Terbaik Mengelola Arus Kas

Berbagai alasan terjadinya arus kas negatif selalu bisa ditemukan dari laporan pendapatan dan penggunaan kas.

Misalnya, laporan pendapatan dan penggunaan kas akan menunjukkan penambahan piutang karena membukukan penjualan di saat belum menerima uang. Atau, bisa jadi Anda menggunakan kas untuk membayar hutang, seperti membayar tagihan kartu kredit.

“Kas tanpa laba berarti Anda memperoleh kas yang bukan dari hasil operasional, tetapi dari keran hutang atau menjual aset.”

Asal Kas Non Operasional

Sebaliknya, Anda mungkin menerima uang muka pembayaran dari klien dan dibayar sebelum Anda membukukan biaya.

Kami akan menunjukkan kepada Anda bagaimana menggunakan klien sebagai sumber pembiayaan dan bukan sebaliknya (hal ini terjadi bila anda menyediakan jasa dahulu dan menagih kemudian).

Beberapa pemilik bisnis yakin mereka dapat keluar dari masalah arus kas.

Saat mereka mencobanya, mereka sering membuat keputusan operasional buruk – hanya untuk mendapatkan uang – seperti menerima pesanan:

1) Dengan keuntungan tipis,

2) Dari klien dengan banyak “tuntutan”, atau

3) Dari klien bereputasi “jelek”.

Ada beberapa metode pamungkas untuk memperbaiki arus kas Anda.

Dalam panduan ini, akan dibuka bagaimana:

1) Cara optimalkan penerimaan dan strategi harga

2) Mengatur pengeluaran

3) Membuat keputusan cerdas dalam menerima serta “memberhentikan” klien.

Kami akan menunjukkan dampak dari menerima uang hanya dari klien “baik”, serta bagaimana Anda dapat mengadopsi kebijakan penagihan bijak dan tepat waktu yang meminimalisir waktu antara pemenuhan barang atau jasa dan penerimaan pembayarannya.

Dengan membuat keputusan lebih baik dan strategis dalam menjalankan bisnis, Anda akan memperbaiki arus kas.

Tips Praktis:

“Apabila Anda dapat mempersempit waktu antara saat Anda membayar seseorang dan saat Anda menerima pembayaran, hal ini berdampak positif terhadap arus kas.”

Bagaimana cara Anda menghindar dari masalah arus kas sangat parah yang menyebabkan Anda kesulitan membayar gaji?

Jawabannya adalah dengan memiliki:

  • Penetapan harga yang sesuai
  • Metode penagihan taktis
  • Kebijakan penjualan tepat
  • Proses penagihan cepat
  • Manajemen pengetatan biaya

Selanjutnya, kami akan mengungkap 7 strategi dan 24 jurus pengelolaan arus kas.

 

Jurus Perbaikan Arus Kas

Kami mengungkap 24 jurus instan perbaikan arus kas dalam 7 strategi berikut:

1) Strategi Pricing – 4 Jurus

2) Strategi Payment Allocation – 3 Jurus

3) Strategi Payroll – 2 Jurus

4) Strategi Billing – 4 Jurus

5) Strategi Collections – 6 Jurus

6) Strategi Reporting – 3 Jurus

7) Strategi Asset – 2 Jurus

Dalam bagian ke-1 ini, akan dibahas strategi ke-1 hingga ke-3.

Di bagian ke-2, akan dibahas strategi ke-4 hingga ke-7.

Mari kita selami…

Strategi Pricing (Penetapan Harga)

price-tag.png

#1 – Hitung Gross Profit Margin (Margin Keuntungan Kotor)

Gross profit margin adalah keuntungan kotor yang ditunjukkan sebagai persentase penghasilan Anda.

Anda harus benar-benar mengerti gross profit margin supaya mengetahui kapan menaikkan harga serta untuk produk atau jasa yang mana.

Menaikkan harga Anda – di saat yang tepat dan terhadap produk yang benar – adalah cara yang paling baik untuk dalam mengelola arus kas.

Hasilnya akan berdampak pada perbaikan gross profit margin Anda, yang merupakan cara terbaik untuk melacak keuntungan dari klien ataupun pekerjaan.

Persentase gross profit margin dihitung sebagai berikut:

Gross Profit Margin Formula with Frame.png

Contoh: (2.000.000/4.000.000) x 100% = 50%

Melacak gross profit margin setiap bulan dan membandingkannya dengan target yang ingin dicapai memberikan Anda indikator awal atas problem arus kas. Perubahan di gross profit margin memberikan gambaran masalah sesungguhnya dalam pekerjaan, klien atau perusahaan.

“Gross profit margin memberikan wawasan dalam tentang:

  1. Apakah Anda mengenakan harga tepat untuk pekerjaan Anda?

  2. Bagaimana biaya yang membanjir mempengaruhi laba & arus kas?

  3. Tenaga sales atau marketing mana yang menghasilkan laba terbesar?”

budget.png

#2 – Buat Job Costing (Biaya Pekerjaan)

Metode terbaik untuk memonitor gross profit (keuntungan kotor) dan persentase (%) adalah membuat job costing.

Sebuah job costing yang dirancang baik akan mampu melacak biaya sesungguhnya dalam pengadaan produk atau jasa, agar Anda bisa menetapkan harga yang mendorong tercapainya target gross profit margin sekaligus memperbaiki arus kas.

Jika Anda menghasilkan uang dari waktu yang diberikan tim, Anda harus mengimplementasikan sistem time tracking untuk mengetahui bila Anda mengalokasikan biaya yang tepat untuk waktu yang dihabiskan dalam pekerjaan.

“Manfaat terbesar dari job costing adalah mengetahui bahwa Anda dibayar penuh untuk seluruh nilai pekerjaan yang dipenuhi.”

Cost of Goods Sold 256 x 256.png

#3 – Mengetahui Harga Pokok Penjualan (HPP) / Cost of Goods Sold (COGS)

Harga pokok penjualan (HPP) adalah angka penting untuk membantu penetapan harga karena dipakai untuk menghitung gross profit dalam sebuah pekerjaan.

Mengetahui HPP sangat membantu saat membuat proposal serta memformulasi penawaran harga agar dapat memenuhi target persentase gross profit.

Anda dapat menutup seluruh biaya dan meminta pembayaran untuk seluruh nilai pekerjaan yang dipenuhi bila Anda tahu dan dapat menjelaskan seluruh usaha yang dilakukan untuk memenuhi pekerjaan yang diminta.

Komponen pembentuk HPP adalah:

1) Inventaris Terpakai (Stok Awal + Pembelian – Stok Akhir)

2) Biaya Produksi (Biaya Gaji Karyawan Produksi dan Biaya Produksi Terkait)

Sales - HPP = Laba Kotor

steering-wheel.png

#4 – Bereksperimen Dengan Pricing Model

Penyebab nomor 1 gagalnya bisnis adalah ketidakmampuan untuk menetapkan harga yang tepat.

Menentukan harga dan margin yang dihasilkan secara tepat adalah kunci untuk memaksimalkan arus kas.

Anda harus fokus untuk mengoptimasi pricing model, karena ini memberikan dampak terbesar pada arus kas.

Pertimbangkan pricing model yang cocok untuk bisnis Anda:

  • Value Based (Patokan Nilai)
  • Fixed Fee (Harga Tetap)
  • Time dan Material (Waktu & Materi)
  • Milestone Driven (Pencapaian Kerja)

Anda harus menetapkan harga yang bisa menutupi biaya produksi, seluruh biaya lainnya serta dapat memberikan laba.

Jadi, bagaimana Anda mengoptimasi pricing model untuk menaikkan tingkat keuntungan? Anda harus melihat laporan manajemen dan datanya.

Laporan manajemen membantu untuk memecahkan apakah Anda sudah menetapkan harga yang tepat untuk sebuah pekerjaan.

Selain itu, laporan manajemen membantu Anda untuk benar-benar mengerti siapakah klien yang paling menguntungkan & apa yang membuat mereka menguntungkan.

Strategi Payment Allocation (Alokasi Pembayaran)

discount.png

#5 – Lunasi Hutang Berbunga Tertinggi

Membayar hutang yang berbunga tinggi dengan cepat akan memperbaiki arus kas Anda.

Apabila Anda memiliki hutang kartu kredit, selalu bayar penuh setiap bulan. Gunakanlah berapapun persediaan uang yang ada. Tarif bunga kartu kredit sebesar 20% akan membebani pengeluaran Anda setiap bulan.

Semakin besar beban bunga, semakin sulit keluar dari masalah arus kas.

“Bayarlah hutang kartu kredit Anda segera saat kas tersedia.”

Bila Anda memiliki hutang kartu kredit berbunga tinggi, gunakan fasilitas kredit rekening koran Anda (bila ada). Kredit rekening koran hanya akan membebankan bunga untuk hitungan hari saat digunakan.

Jadi bila di tengah-tengah Anda menerima pembayaran dari klien, Anda dapat membayar langsung untuk mengurangi beban bunga.

scissors.png

#6 – Audit Pengeluaran Biaya

Bila Anda dapat memotong biaya sebesar 10%, dampak terhadap laba Anda akan eksponensial. Dan lagi, akan lebih mudah dilakukan dibandingkan menaikkan penjualan.

Di mana Anda dapat memotong pengeluaran untuk menambah keuntungan tanpa mengorbankan produktivitas?

Lihatlah seluruh biaya Anda, baris demi baris, untuk mengerti apakah Anda benar-benar butuh mengeluarkan setiap biaya tersebut.

Lakukan analisa relasi setiap biaya dalam kontribusi untuk penjualan baru atau mempertahankan klien. Perhatikan biaya Anda, Anda tidak mau ini bertumbuh terkecuali tidak terelakkan sama sekali.

“Lihatlah seluruh biaya Anda, baris demi baris, untuk mengerti apakah Anda benar-benar butuh untuk mengeluarkan setiap biaya tersebut.”

professor-walking-arriving-to-his-desk-on-time-for-the-class.png

#7 – Terapkan Pembayaran Hanya Sesudah Jatuh Tempo

Pastikan personel yang membayar tagihan tidak memiliki kebiasaan “mau cepat beres.”

Anda harus membayar tagihan hanya pada saat jatuh tempo dan tidak lebih cepat. Apabila ada diskon, pastikan memakai semua yang ditawarkan.

Menarik pembayaran hutang hingga jatuh tempo bisa memperbaiki arus kas dalam jangka panjang.

Strategi Payroll (Penggajian)

payment.png

#8 – Bayar Gaji 2 Minggu Sesudah Cut Off Date

Buatlah dua minggu masa tunggu antara seseorang menyelesaikan periode kerja & saat Anda membayar.

Pengaturan masa tunggu di pembayaran gaji menopang dua tujuan:

1) Membuat Anda mampu memiliki cukup waktu untuk menagih dan mendapatkan pembayaran dari klien.

2) Memberi Anda waktu lebih untuk menghitung dan menyiapkan berkas gaji sehingga mengurangi kemungkinan adanya kesalahan.

Bagi sebagian besar bisnis, gaji adalah biaya terbesar, bisa mencapai 70% atau bahkan lebih dari pengeluaran. Praktek terbaik mengelola arus kas dalam pembayaran adalah soal pengaturan waktu pembayaran.

Tujuannya adalah membayar gaji sesudah Anda dibayar oleh klien Anda – atau paling tidak mengurangi waktu antara saat Anda membayar gaji dan saat Anda dibayar oleh klien.

weekly-calendar.png

#9 – Gunakan Metode Penggajian Tengah Bulanan Bukan Dua Mingguan

Apa perbedaan antara pembayaran gaji tengah bulanan dan dua mingguan?

Pembayaran dua mingguan memiliki 3 kali pembayaran dalam satu bulan. Bagi banyak bisnis, ini adalah gangguan besar di arus kas – 3 kali menghitung gaji membuat operasional menjadi sulit.

Pembayaran gaji pertengahan bulan memungkinkan Anda mendapat gaji konsisten selama 12 bulan dalam satu tahun.

Bila Anda memiliki gaji dua mingguan, laporan rugi laba Anda menjadi salah. Praktek ini mendongkrak pengeluaran selama dua bulan dengan 3 kali pembayaran, yang membuat laba menjadi lebih rendah secara tidak nyata.

Di sisi lain, hal ini berakibat laba Anda menjadi lebih tinggi secara tidak nyata untuk 10 bulan berikutnya.

Alhasil, setiap bulan laporan keuangan Anda malah menjadi salah.

Strategi Perbaikan Arus Kas Selanjutnya

Hari ini Anda sudah belajar 3 dari 7 strategi perbaikan arus kas dengan 9 jurus pamungkas.

Bila diimplementasikan dengan benar, strategi ini akan mendongkrak arus kas Anda menjadi jauh lebih baik.

Saatnya Anda segera memakainya di bisnis Anda!

Untuk mengetahui 4 strategi & 15 jurus berikutnya, silakan klik link di bawah ini …

24 Jurus Instan Perbaikan Arus Kas Dari Berdarah Jadi Berlimpah (Bagian Ke-2)

Your comment