our blog

Membuka Wawasan

Agustus 24, 2018 / by Wienanto Tanuwidjaja / In Manajemen Keuangan / Leave a comment

Ketahui 7 Tips Ini Sebelum Memilih Software Akuntansi Untuk Bisnis Anda

Dari tahun ke tahun perkembangan teknologi di era globalisasi ini semakin tidak terbendung. Sebut saja komputer yang semakin hari selalu mengalami inovasi dari berbagai macam segi, mulai dari perangkat lunak yang ada didalamnya maupun bentuknya. Pada awal ditemukan, sejak Perang Dunia Kedua bentuk komputer masih sebesar satu ruangan atau kurang lebih mencapai 3 meter. Namun kini bentuk komputer sudah semakin tipis dan ringan bahkan bisa dimasukkan ke dalam tas.

Perkembangan teknologi komputer yang semakin pesat tentu saja juga memengaruhi software dan aplikasi yang ada di dalamnya. Berbagai software yang muncul pun sangat membantu pekerjaan manusia dan sebagian software tersebut seperti wajib kita miliki karena sudah ketergantungan dengan beragam manfaatnya. Salah satu software revolusioner yang hampir digunakan oleh manusia dari berbagai kalangan diseluruh dunia adalah Microsoft Office. Pantas saja jika pemilik perusahaan Microsoft dinobatkan sebagai orang terkaya di dunia oleh majalah Forbes.

Hubungan Perkembangan Teknologi dan Software Bagi Pebisnis

Lalu apa hubungannya perkembangan teknologi dan software ini bagi Anda seorang pebisnis? Sebagai seorang pebisnis tentu saja kita harus mampu terus beradaptasi dengan perkembangan teknologi yang kian hari semakin tak terbendung. Salah satunya adalah pengelolaan keuangan perusahaan yang juga semakin mudah dan praktis menggunakan sebuah software akuntansi. Mengingat pentingnya manajemen keuangan dalam sebuah perusahaan dari situlah berbagai macam penemuan dalam bidang akuntansi pun juga ikut terus berkembang. Simak juga langkah-langkah jitu menaikkan profit perusahaan yang bisa Anda praktekkan secara langsung di sini.

Apakah Anda sudah familiar dengan istilah “software akuntansi”? Secara teori, pengertian software akuntansi adalah sebuah perangkat lunak yang berfungsi untuk memudahkan semua proses kegiatan akuntansi mulai dari penyimpanan data, pencatatan, perhitungan, analisa hingga aktivitas akuntansi yang lain. Sejauh ini para perusahaan besar lebih menyukai jenis software akuntansi online karena fleksibel dan mudah di akses.

Software akuntansi yang telah diciptakan saat ini memiliki konsep dengan memanfaatkan modularitas yaitu di mana serangkaian aktivitas akuntansi telah diubah menjadi modul-modul yang spesifik. Seperti misalnya penjualan (account receivable), penggajian, pembelian (account payable), buku besar dan aktivitas akuntansi lainnya. Salah satu software akuntansi online terbaik yang paling banyak diminati oleh berbagai jenis perusahaan adalah Xero. Software akuntansi Xero diciptakan untuk memudahkan dalam proses pencatatan dan pengelolaan keuangan perusahaan Anda. Pelajari secara lengkap tentang software accounting Xero di sini.

Perbedaan Proses Akuntansi Komputerisasi dengan Manual

Apa perbedaan proses akuntansi yang sudah menggunakan komputerisasi dan software akuntansi dengan yang masih manual? Pada proses pembukuan keuangan yang masih manual Anda tentu saja harus melakukan banyak pencatatan secara manual pada beberapa buku terpisah. Lalu menyusun jurnal yang cukup rumit bagi Anda yang tidak memiliki background akuntansi selain itu pekerjaan ini akan banyak memakan waktu dan risiko apabila tidak teliti.

Bagaimana dengan proses akuntansi yang sudah menggunakan komputerisasi dan software akuntansi? Tentu saja perbedaan mendasarnya adalah Anda tidak perlu melakukan pencatatan pembukuan keuangan pada selembar kertas atau buku. Dengan memasukkan data ke dalam software akuntansi Anda bisa menyusun dan mencetaknya setiap saat jika dibutuhkan. Jika software akuntansi online yang Anda gunakan seperti Xero, Anda jauh lebih mudah untuk mengakses dan memantau laporan keuangan perusahaan Anda kapan saja dan di mana saja bahkan dari smartphone sekalipun.

Satu hal yang perlu Anda pahami bahwa software akuntansi tidak dapat menggantikan konsep pelaporan keuangan namun yang dapat diganti adalah proses pengolahan datanya. Karena tujuan dan manfaat utama dari software akuntansi adalah membantu seorang akuntan untuk menghasilkan laporan keuangan seperti cash flow, neraca (Balance Sheet), rugi laba (Profit Lost Statement) dan Laporan Akhir Keuangan. Anda harus tetap menggunakan jasa seorang akuntan profesional ataupun konsultan yang dapat membantu Anda  dalam pembuatan laporan keuangan menggunakan software akuntansi tersebut. Contohnya seperti tim akuntan profesional dan konsultan di Logiframe yang sudah berpengalaman dari tahun 2014 dalam berbagai jenis layanan konsultasi keuangan dan di antaranya juga sebagai konsultan software akuntansi Xero Indonesia.

Jika Anda adalah seorang pemilik perusahaan besar maupun kecil tentu saja saat ini akan mulai terbersit di benak Anda jika menggunakan software akuntansi adalah hal yang dapat memudahkan pembuatan laporan keuangan perusahaan Anda. Terutama untuk merapikan inventory management perusahaan Anda jika ingin memiliki banyak cabang di masa yang akan datang.

Tips Memilih Software Akuntansi

Sejauh ini apakah Anda sudah cukup paham dengan software akuntansi dan manfaatnya untuk membuat laporan keuangan perusahaan Anda? Jika iya, mari kita lanjutkan pembahasan mengenai pemilihan software akuntansi yang  sesuai dengan kriteria untuk bisnis Anda. Apa saja sih yang harus Anda perhatikan sebelum memilih software akuntansi? Yuk simak 7 tips dibawah ini yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.

1. Keamanan Data

Jika Anda ingin menggunakan software akuntansi berbasis offline keamanan datanya tergantung dari pihak Anda karena aplikasi akan diinstal dalam komputer dan data-data akan tersimpan dalam komputer yang Anda gunakan. Namun jika ingin menggunakan software akuntansi berbasis online Anda dapat menanyakan bagaimana cara penyimpanan dan cara melindungi data Anda kepada perusahaan penyedia jasa software akuntansi tersebut. Atau Anda juga bisa berkonsultasi kepada konsultan pengguna software akuntansi tersebut seperti Logiframe yang menyediakan jasa konsultasi untuk membantu Anda dalam segala hal yang berkaitan dengan penggunaan software akuntansi Xero.

2. Berbasis Online atau Offline

Saat ini ada beberapa produk software akuntansi tersedia di pasaran, ada yang berbasis online dan ada juga yang offline. Untuk software akuntansi yang berbasis offline tetap membutuhkan kehadiran Anda di perusahaan untuk memasukkan data melalui komputer dan Anda tidak bisa memantau laporan keuangan secara berkala. Sedangkan untuk software akuntansi yang berbasis online Anda bisa mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja sehingga sangat memudahkan fleksibilitas Anda. Namun untuk fungsinya baik software akuntansi online maupun offline masih sama. Berikut ini beberapa kelebihan menggunakan software akuntansi berbasis online cloud accounting:

  • Anda bisa mengakses laporan keuangan secara real time dan datanya juga selalu update.
  • Bisa diintegrasikan dengan aplikasi lainnya yang juga berbasis cloud.
  • Jika Anda memiliki beberapa kantor cabang, data yang ada bisa dengan mudah disinkronkan.
  • Telah tersedia pelayanan pemeliharaan sistem dari pemilik jasa software.
  • Pengguna software akuntansi online berbasis cloud hanya perlu memasukkan data data ke “cloud”, lalu semua data akan diproses secara online sehingga Anda tidak perlu menginstalnya pada komputer.

Jika Anda masih ragu untuk menentukan software akuntansi yang sesuai dengan bisnis Anda, Anda dapat mengkonsultasikannya pada penyedia jasa software akuntansi. Saran kami sebaiknya Anda menggunakan software akuntansi berbasis online cloud karena lebih praktis dan real time seperti software akuntansi online Xero.

3. Sistem Back Up Data

Laporan keuangan lebih sering kita akses menggunakan software Microsoft Excel baik online maupun offline. Oleh karena itu pilihlah software akuntansi yang menyediakan fasilitas ekspor dan impor data berupa excel. Selain dapat memudahkan Anda untuk melakukan pembacaan data ini juga akan menyelamatkan data-data perusahaan Anda jika terjadi situasi bug pada software akuntansi online tersebut. Kelebihan lainnya jika data dapat di back up dalam bentuk excel adalah hampir sebagian besar software support terhadap excel.

4. Fitur Yang Tersedia

Beberapa fitur dibawah ini bisa Anda gunakan sebagai referensi untuk memilih software akuntasi yang baik:

  • Merekam jurnal voucher.
  • Memperlihatkan data hutang dan piutang.
  • Membuat dan mengelola pajak.
  • Menambahkan anggota tim.
  • Membuat dan menampilkan faktur.
  • Mengelola daftar vendor dan pelanggan.
  • Melacak pengeluaran berdasarkan kategori.
  • Melihat laporan, neraca, neraca saldo, untung dan rugi.
  • Mengelola persediaan, pergerakan stok ke luar serta kerugian.
  • Membuat catatan pembelian inventaris dan pesanan pembelian (PO).

Sangat direkomendasikan apabila juga memiliki fitur tambahan sebagai berikut:

  • Dapat terintegrasi dengan sistem ERP.
  • Dapat mengontrol akses setiap anggota yang terlibat.
  • Dapat melakukan transaksi multi uang.
  • Transaksi dapat dikategorikan berdasarkan proyek.
  • Memproses dan mengelola penggajian karyawan.

5. Antarmuka Pengguna dan Kompleksitas

Banyak sekali pebisnis atau pemilik usaha yang bukan berlatar belakang dari bidang akuntansi sehingga mereka harus menggunakan software akuntansi yang memiliki user interface sederhana dan efisien agar dapat lebih mudah untuk memahami informasi dari software akuntansi tersebut. Dengan demikian jika Anda sudah memiliki akuntan pun mereka akan mudah untuk menggunakan software akuntansi tersebut dan bisa menghemat biaya pelatihan.

6. Dukungan Customer Support

Salah satu hal penting tapi sering dilupakan oleh pebisnis adalah dukungan customer support dari partner penyedia layanan software akuntansi tersebut. Pilihlah layanan software akuntansi yang memiliki dukungan support dengan baik ketika Anda memiliki pertanyaan atau pun kendala ketika menggunakannya. Jangan hanya terjebak dengan bagus dan kemudahan yang ditawarkan oleh software akuntansi tersebut karena jika suatu saat software akuntansi yang Anda gunakan mengalami kendala dukungan customer support menjadi hal yang sangat penting.

Namun hal yang juga perlu Anda ingat adalah jika sebuah perusahaan memberikan dukungan support yang baik biasanya mereka juga akan menawarkan harga yang lebih tinggi dari para pesaingnya. Dan hal ini pun juga berlaku untuk kebalikannya. Cara lain untuk mengetahui apakah penyedia software akuntansi tersebut memiliki dukungan customer yang baik atau tidak Anda bisa menghubungi nomor kontak yang tercantum dan melihat bagaimana cara mereka merespon dan menanggapi Anda.

7. Biaya Tambahan

Sebelum memutuskan untuk menggunakan sebuah software akuntansi coba Anda periksa lagi apakah ada biaya tambahan yang tersembunyi terkait dengan software akuntansi tersebut ke depannya. Biasanya beberapa software akuntansi yang tersedia akan memaksa Anda secara halus untuk membeli fitur tambahan dan membayar biaya pemeliharaan karena harus dilakukan update software tiap beberapa periode sekali. Dengan Xero, Anda akan mendapatkan unlimited number of users.

Demikian penjelasan secara detail mengenai software accounting online dan 7 tips yang bisa Anda gunakan sebagai referensi sebelum memilih software akuntansi untuk bisnis Anda. Masing-masing software akuntansi tentu saja memiliki kelebihan dan kekurangannya. Namun jika Anda menginginkan sebuah software akuntansi dengan performa yang baik dan fitur yang lengkap Anda bisa menggunakan software akuntansi Xero.

Sofware akuntansi Xero adalah sebuah aplikasi penyimpanan data hingga aplikasi finance terbaru yang sudah berbasis cloud computing. Dengan menggunakan software akuntansi Xero, laporan keuangan Anda bisa diakses kapan saja dan di mana saja bahkan menggunakan smartphone sekaligus namun dengan syarat perangkat Anda harus terkoneksi ke internet. Software akuntansi Xero memberikan kemudahan untuk melampirkan berbagai jenis berkas dan juga sudah memiliki sistem invoice.

Jika Anda masih merasa kesulitan menggunakan software akuntansi Xero, Anda dapat menggunakan layanan konsultan dari Logiframe. Layanan Logiframe sebagai konsultan Xero Indonesia mencakup banyak hal mulai dari analisa kebutuhan software akuntansi yang sesuai dengan bisnis Anda hingga me-review secara berkala pada data-data laporan keuangan Anda. Apakah Anda tertarik? Silahkan pelajari jasa konsultan keuangan Logiframe secara detail di sini.

Your comment