Januari 5, 2023 / by Wienanto Tanuwidjaja / In Manajemen Keuangan / Comments 2

Manajemen Gudang Tak Sekedar Urusan Stok Belaka

Gudang ialah suatu ruangan yang biasanya dipergunakan untuk menyimpan barang yang umumnya dalam jumlah besar dan pada umumnya dimiliki oleh perusahaan yang ada di bidang manufacture. Jenis barang yang disimpan dalam gudang sangatlah beragam, namun biasanya yang disimpan di dalam sana berupa bahan baku atau pun persediaan barang dagangan. Tahukah Anda? Gudang ini sebenarnya merupakan bagian dari kegiatan logistik yang fungsinya tidak hanya sebatas sebagai tempat penyimpanan saja, namun ada hal penting lainnya. Ketahui penjelasan detailnya di bawah ini!

Fungsi Gudang Dalam Perusahaan atau Bisnis

Pentingnya gudang dalam keberlangsungan usaha memang tidak bisa disepelekan. Meski tidak memiliki bangunan untuk gudang sendiri, beberapa perusahaan rela menyewa suatu tempat untuk dijadikan gudang penyimpanan. Adapun fungsi gudang dalam perusahaan adalah sebagai berikut :

• Assembling

Gudang memang memiliki fungsi pokok sebagai tempat penyimpanan, namun beberapa perusahaan juga menggunakannya sebagai tempat assembling yaitu untuk merakit produk yang dipesan oleh klien atau konsumen.

• Dispatching

Fungsi lainnya ialah sebagai dispatching untuk penyimpanan mau pun pengiriman. Dengan ini proses produksi suatu barang bisa dikendalikan dan sesuai dengan schedule yang ditetapkan.

• Inbound & Outbound Consolidation

Perusahaan menggunakan gudang juga sebagai inbound dan outbound consolidation. Inbound consolidation merupakan proses di mana barang-barang dikonsolidasi terlebih dahulu di dalam ruang penyimpanan sebelum masuk proses produksi. Sedangkan outbound consolidation ialah menempatkan barang-barang yang diproduksi dan dikonsolidasi sebelum nantinya diserahkan kepada pelanggan.

• Maintaining Record

Gudang dijadikan sebagai tempat penyimpanan yang berfungsi untuk melakukan perawatan produk. Apalagi jika barang dagangan yang dimiliki perusahaan memang perlu ditempatkan di ruangan yang baik agar kualitas barang tetap terjaga.

• Packaging

Gudang juga digunakan untuk tempat pengepakan suatu produk sebelum diserahkan ke pelanggan. Di gudang pula pemilihan pesanan dilakukan sebelum dilanjutkan ke proses selanjutnya. Di ruang penyimpanan ini pula dilakukan aktivitas penyortiran dan pemeriksaan barang dalam kontainer sampai dikirim ke pelanggan.

Pentingnya Aktivitas Manajemen Gudang Untuk Kemajuan Perusahaan

Melihat fungsi-fungsi gudang di atas tentu Anda paham kenapa manajemen gudang menjadi salah satu aspek penting dalam menjalankan usaha. Gudang sebenarnya bukanlah urusan stok belaka, namun juga bisa merambat ke manajemen lain termasuk manajemen keuangan suatu perusahaan. Manajemen gudang yang baik secara tidak langsung bisa membantu menekan biaya produksi. Baca juga artikel berikut pentingnya manajemen keuangan untuk meraih profit dalam usaha. Ketika biaya produksi bisa ditekan maka profit yang dihasilkan juga bisa ditingkatkan.

Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa diperoleh oleh perusahaan jika manajemen gudang dilakukan dengan tepat :

• Mengurangi Resiko Kerugian

Dengan adanya manajemen gudang yang baik, maka Anda turut mengurangi risiko kerugian yang mungkin terjadi di masa depan. Resiko kerugian yang dimaksud ialah seperti kerusakan barang dagangan yang disimpan terlalu lama hingga pengurangan biaya logistik. Gudang yang notabenenya sebagai tempat transit, distribusi dan terminal konsolidasi, bisa dimanfaatkan dengan baik sesuai fungsinya jika manajemen gudang dilakukan dengan benar.

• Mampu Memenuhi Permintaan Lebih Cepat

Dengan sistem manajemen gudang yang baik, maka perusahaan dapat memenuhi permintaan klien lebih cepat. Permintaan yang sifatnya mendadak pun bisa dipenuhi jika gudang diatur dengan sebaik-baiknya. Pengiriman barang serta pemeriksaan atau penyortiran barang juga bisa dilakukan lebih cepat jika perusahaan memiliki manajemen gudang yang baik.

• Dapat Menyajikan Informasi Stok Secara Real Time

Manajemen gudang juga mendorong penyajian informasi stok secara real time. Anda bisa mengetahui jumlah stok, berapa stok yang mengalami kerusakan dan berapa jumlah unit yang masih dalam proses hingga yang sudah jadi. Anda mampu memperhitungkan biaya lebih mendetail dan sesuai dengan data dilapangan. Hal ini tentu memudahkan Anda dalam menyusun dan membaca laporan terkait.

• Mampu Menentukan Inventori dan Re-Order Lebih Tepat

Pengelolaan gudang yang tepat juga bisa membantu perusahaan dalam menentukan kapan harus melakukan re-order atas persediaan. Sistem manajemen gudang mampu mengestimasikan lebih tepat mengenai seberapa besar stok barang yang diperlukan. Dengan begitu perusahaan tidak akan mengalami kekurangan maupun kelebihan stok dikemudian hari. Dengan begini maka tak hanya manajemen inventori saja yang terjaga, namun kondisi keuangan perusahaan juga ikut terselamatkan karena mampu menghindari pengeluaran dana yang berlebihan untuk pembelian inventory.

• Sebagai Bahan Pertimbangan Dalam Mengambil Kebijakan Perusahaan

Informasi terkait gudang juga diperlukan untuk mengambil kebijakan dalam perusahaan khususnya dalam hal produksi dan logistik. Informasi gudang dibutuhkan untuk menetapkan harga pokok penjualan yang nantinya digunakan untuk memperhitungkan untung rugi yang diperoleh perusahaan. Data gudang juga diperlukan sebagai pembanding dengan data sebelumnya demi mengambil kebijakan perusahaan yang tepat.

• Mengurangi Kecurangan yang Mungkin Terjadi

Manajemen gudang juga diperlukan untuk mengidentifikasi kecurangan dan kelalaian yang mungkin terjadi pada perusahaan. Manajemen gudang bisa dijadikan sebagai bentuk pengawasan, kontroling dan perencanaan persediaan barang yang ada.

Bagaimana Cara Membangun Manajemen Gudang yang Benar?

Tanpa mengesampingkan manajemen keuangan, artikel ini dibuat agar perusahaan semakin aware terhadap pentingnya mengelola gudang dengan benar. Manajemen gudang yang baik tidak hanya tergantung pada budgeting control atas inventory namun juga pemeliharaan persediaan itu sendiri.

Ini artinya bagaimana menyimpan persediaan sangat perlu diperhatikan bukan hanya mengatur berapa persediaan yang perlu dibeli atau diproduksi saja. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk membangun manajemen gudang yang baik dan benar dibawah ini :

• Persiapkan Data Barang yang Perlu Disimpan

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan untuk membangun manajemen gudang yang benar ialah mempersiapkan terlebih dahulu persediaan apa saja yang nantinya akan disimpan di gudang. Dengan mempersiapkan data persediaan seakurat mungkin Anda bisa memperhitungkan seberapa besar bangunan yang dibutuhkan untuk tempat penyimpanan.

• Tentukan Lokasi Gudang

Selanjutnya Anda perlu menentukan lokasi bangunan yang nantinya dijadikan lokasi penyimpanan. Lokasi gudang haruslah mudah untuk diakses dan memiliki area parkir yang lapang sehingga kendaraan bisa keluar masuk dengan mudah. Lokasi gudang sebaiknya dekat dengan kantor sehingga mudah untuk dilakukan audit oleh pihak yang berkepentingan.

• Atur Tata Letak Persediaan

Tak berhenti di situ saja, tapi juga memerlukan pengaturan tata letak persediaan untuk mempermudah perhitungan dan pencarian barang di kemudian hari. Pahami karakter produk sehingga penyimpanannya juga akan lebih tepat. Persediaan produk bisa disusun berdasarkan mereknya ataupun jenis produk itu sendiri. Kategori dan ukuran persediaan juga mempengaruhi tata letak penyimpanan produk tersebut. Tidak lupa juga, atur suhu gudang agar tidak terlalu lembap maupun terlalu kering yang bisa berdampak pada kondisi persediaan barang yang disimpan.  

• Buat Forecast Untuk Schedule Inventory

Setelah pendataan dan peletakan persediaan barang sudah beres dilanjutkan dengan membuat forecast persediaannya dalam periode yang dibutuhkan dan dilanjutkan dengan membuat schedule inventori. Jadwal persediaan ini akan menentukan kapan sebaiknya Anda melakukan pembelian persediaan. Adanya informasi forecast persediaan dan jadwal inventori ini akan memudahkan Anda dalam menghitung budgeting persediaan dalam periode tertentu.

• Gunakan Software Inventory

Pengelolaan barang tidak bisa dianggap sepele. Apalagi di era yang super canggih seperti saat ini dibutuhkan informasi yang cepat dan akurat. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut dirancanglah software inventory yang mampu mengontrol persediaan gudang yang dimiliki. Penggunaan software inventory juga mengurangi resiko human error saat meng-input data maupun pengawasan. Selain itu software inventory juga mampu memberikan informasi yang real time dan lebih cepat dalam menyajikan laporan.

Keunggulan Software Inventory

Di zaman yang sudah sangat maju seperti saat ini, mulai banyak bermunculan software inventory yang bisa membantu dalam manajemen gudang pada perusahaan yang Anda didirikan. Anda bisa melakukan riset terlebih dahulu sebelum menentukan software inventory mana yang menjadi pilihan Anda. Berikut ini adalah beberapa keunggulan software inventory yang perlu Anda ketahui :

• Mampu Melakukan Perhitungan Otomatis

Software inventory memiliki kemampuan untuk menghitung persediaan barang secara otomatis. Anda bisa mengetahui jumlah persediaan secara real time dan akurat. Tak hanya itu, Anda bahkan bisa mengetahui historis dari persediaan barang yang tercatat.

• Mendapatkan Informasi Harga Secara Real Time

Software inventory akan membantu Anda dalam memeroleh informasi harga persediaan barang sehingga perusahaan lebih mudah dalam menetapkan keuntungan yang diinginkan. Selain itu pencatatan stok opname juga dapat dipermudah dengan penggunaan software inventory ini.

• Mempermudah Audit

Software inventory juga membantu pekerjaan auditor dalam mengaudit persediaan perusahaan.  Tidak hanya itu, software inventory juga membantu dalam mengontrol pergerakan persediaan dan kebutuhan dokumen kapabeanan.

• Meminimalisir Waktu dan Biaya

Keunggulan lain dari software inventory ialah mampu meminimalisir waktu dan biaya akibat kesalahan manusia. Waktu yang digunakan untuk memperhitungkan persediaan lebih cepat karena dilakukan secara otomatis sehingga stock opname jadi lebih cepat dan tidak rumit.

• Penyimpanan Data Lebih Aman dan Terintegrasi

Penggunaan software inventory mampu memberikan ruang penyimpanan jauh lebih besar ketimbang dengan cara manual. Anda juga bisa melihat historis setiap persediaan yang diinginkan serta membuat laporan lebih cepat ketimbang dengan cara manual. Pemeriksaan juga jauh lebih cepat dan dapat me-monitoring stok barang secara online.

• Efektif dan Dinamis

Menggunakan software inventory membuat perusahaan Anda bekerja lebih dinamis dan efektif terkait persediaan barang. Profit yang dihasilkan juga bisa lebih maksimal dan kinerja perusahaan juga bisa optimal. Ditambah kepuasan pelanggan juga meningkat dengan penanganan yang cepat akan kebutuhan mereka.

Faktor yang Harus Diperhatikan Dalam Memilih Software Inventory

Tentunya dalam memilih software inventory Anda tidak boleh asal pilih begitu saja. Software inventory yang ideal tidaklah tergantung dengan teknologi yang terbaru namun kesesuaian dengan kebutuhan perusahaan itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa hal yang harus Anda perhatikan dalam memilih software inventory:

• Harga

Harga sebuah software inventory sebenarnya beragam dan ada cukup banyak pilihan yang tersedia di pasaran. Namun perlu Anda ketahui bahwa tidak semua harga produk digital yang murah memiliki kualitas yang buruk, dan sebaliknya. Akan lebih baik jika Anda membeli software inventory sesuai dengan kebutuhan dan budget yang dimiliki.

• Fitur

Setiap software tentu memiliki keunggulan masing-masing antara satu dengan yang lainnya. Pembedanya biasa terletak pada fitur yang digunakan. Jika inventory Anda memiliki beragam jenis persediaan dan kompleks maka gunakan software dengan kustomisasi yang banyak pula.

• User Friendly

Secanggih apapun software tersebut jika tidak user friendly tentu akan percuma. Usahakan untuk membeli software inventory yang tidak hanya canggih dan memiliki banyak fitur, tapi juga user friendly sehingga mudah digunakan oleh siapa saja.

• Fleksibel dan Terintegrasi

Suatu software inventory haruslah fleksibel sehingga bisa diakses dengan mudah. Software tersebut juga harus compatible dengan perangkat yang ada di kantor Anda. Apalagi jika Anda mmiliki banyak toko, tentu penting mengutamakan fleksibilitas dan integritas sebuah software.

Software inventory yang baik tentunya harus memenuhi kebutuhan layanan yang Anda dan perusahaan perlukan. Salah satu software inventory yang direkomendasikan yaitu Unleashed.

Unleashed merupakan salah satu software inventory canggih yang tak perlu diragukan lagi kemampuannya. Software yang satu ini merupakan solusi inventori yang tepat untuk berbagai jenis perusahaan seperti manufaktur, distributor, grosir hingga peritel e-commerce.

Unleashed memiliki banyak kelebihan sebagai berikut:

• Pelaporan dan kontrol inventori secara real time.
• Memiliki aplikasi penjualan mobile sehingga lebih mudah.
• Mampu menghitung biaya produk secara akurat.
• Bisa untuk tracking produk.
• Bisa digunakan untuk me-manage beberapa gudang sekaligus di seluruh dunia.

Untuk penggunaanya secara lebih maksimal, tanyakan pada Logiframe, jasa konsultan yang benar-benar memahami masalah pada keuangan Anda dan membantu untuk menyelesaikannya dengan menggunakan Unleashed dengan maksimal. Mau dihubungi langsung oleh para ahli dari Logiframe? Isi data Anda pada form yang ada pada halaman ini https://www.logiframe.com/ dan Anda akan dihubungi dalam waktu 1×2 jam.