our blog

Membuka Wawasan

November 13, 2018 / by Wienanto Tanuwidjaja / In Mengatur Keuangan / Leave a comment

Mengenal Lebih Jauh Tentang Sistem dan Konsep ERP

Perkembangan suatu bisnis tidak akan pernah lepas dari perkembangan teknologi. Bisnis dan teknologi menjadi dua hal yang saling terkait dan mempengaruhi. Pengaruh yang muncul di antara keduanya bisa saja menimbulkan dampak positif ataupun negatif. Hasil akhir dari kombinasi keduanya ini dipengaruhi oleh banyak faktor yaitu mulai dari modal, sumber daya manusia hingga rencana dan strategi yang digunakan.

Kali ini kita akan mengulas tentang software ERP, di mana akan dibahas lebih jauh tentang evolusi ERP software, sistem ERP, konsep ERP hingga kelebihan dan kekurangannya.

Definisi ERP (Enterprise Resource Planning)

Hal pertama yang bisa dilakukan untuk memulai perkenalan dengan ERP adalah memahami definisi dari ERP itu sendiri. ERP memiliki tiga elemen utama yaitu perusahaan (Enterprise), sumber daya (Resource) dan perencanaan (Planning). Sumber daya yang dimaksud di sini termasuk sumber daya manusia, modal dan juga aset perusahaan.

Pada dasarnya, ERP adalah suatu sistem terintegrasi dengan tujuan untuk merangkum proses yang ada sehingga menjadi sebuah kombinasi yang efisien dan efektif. Faktanya, ada cukup banyak sumber yang bisa digunakan untuk mendefinisikan ERP itu sendiri. Berikut ini adalah beberapa definisi dari ERP menurut beberapa sumber:

  • ERP menurut kamus American Inventory and Production Control System (APICS) adalah suatu sistem informasi yang berorientasi akuntansi untuk mengidentifikasikan dan merencanakan sumber daya perusahaan untuk membuat, mengirim dan memperhitungkan pesanan pelanggan.
  • ERP menurut Wikipedia adalah sistem informasi yang diperuntukkan bagi perusahaan manufaktur atau jasa yang berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan yang bersangkutan.
  • Menurut Kumar dan Van Hillsgerberg (2000), Sistem ERP merupakan paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses yang berbasis informasi di dalam, dan melintas area fungsional dalam sebuah organisasi.

Konsep ERP sendiri lebih sering digunakan dalam konteks software, di mana software ERP ini terus dikembangkan dan populer digunakan oleh perusahaan dalam menerapkan ERP. Tujuan utama dari software ERP sendiri adalah untuk memfasilitasi arus informasi dalam perusahaan sehingga bisa diambil keputusan sesuai dengan data yang ada. Pada dasarnya konsep ERP dapat berjalan dengan baik jika ada dukungan dari aplikasi dan infrastruktur komputer yang baik sehingga pengelolaan data dapat dilakukan dengan mudah dan terintegrasi.

Evolusi ERP Software

Kemunculan ERP software ini tentu tidak bisa dilepaskan dari perkembangan teknologi yang semakin maju. Pada dasarnya cikal bakal sistem ERP muncul pertama kali di tahun 1960-an, di mana saat itu ada suatu sistem informasi yang disebut MRP (Material Requirement Planning). Jadi MRP ini menjadi tahap awal dari terbentuknya software ERP dengan menawarkan konsep perencanaan kebutuhan material.

Lalu di tahun 1970-an MRP berkembang menjadi Close-Loop MRP yang kemudian berubah menjadi MRP II (Manufactur Resource Planning II) di tahun 1980. Dari sinilah sistem ERP tercipta dan digunakan dalam beberapa proses bisnis sejak tahun 1990-an. Berikut ini adalah tahapan Evolusi ERP yang perlu Anda ketahui:

  • Tahap I: Material Requirement Planning (MRP)

MRP merupakan cikal bakal ERP dan memiliki area fungsional berupa Inventory Management dan Production saja.

  • Tahap II: Close Loop MRP

Tahapan kedua ini tidak hanya terbatas pada konsep perencanaan kebutuhan material, tetapi juga pada alat bantu penyelesaian masalah prioritas. Kemudian rencana dalam sistem kedua ini bisa diubah dan diganti jika diperlukan. Lebih jelasnya area fungsional dari Close Loop MRP adalah Inventory Management, Production, dan Engineering saja.

  • Tahap III: Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Tahapan ketiga ini menyempurnakan Close Loop MRP dengan menambahkan 3 elemen utama lagi ke dalam sistem.  Area fungsional dari MRP II adalah Inventory Management, Production, Engineering, Finance, dan Human Resource Management.

  • Tahap IV: Enterprise Resource Planning (ERP)

Pada tahap ke-4 ini, sistem ERP diperluas hingga integrasi keuangan hingga melintasi batas fungsi organisasi sehingga pengelolaan bisnis bisa dilakukan dengan mudah. Area fungsional dari ERP sendiri meliputi Inventory Management, Production, Engineering, Finance, Human Resource Management, dan Delivery.

  • Tahap V: Extended ERP (ERP II)

Inilah sistem ERP yang digunakan saat ini, di mana ERP II mulai diluncurkan sejak tahun 2000. Area fungsional dari ERP II sendiri sudah sangat luas yaitu mencakup Supplier Management, Inventory Management, Production, Engineering, Finance, Human Resource Management, Delivery, Sales & Marketing hingga Customer Support.

Selain perkembangan dan perubahan MRP ke ERP II, nyatanya bidang ERP juga ikut berubah pada aspek trennya. Dalam beberapa tahun terakhir, muncul tren-tren baru yang dipengaruhi oleh perusahaan software ERP yaitu Mobile ERP, Cloud ERP, Social ERP dan Two-Tier ERP.

Perjalanan panjang Enterprise Resource Planning (ERP) software berujung pada penggunaan yang semakin banyak di berbagai perusahaan. Hingga saat ini sebenarnya sistem ERP masih bisa terus dikembangkan agar semakin baik kedepannya. Perkembangan secara berkelanjutan ini penting untuk dilakukan, mengingat kesadaran perusahaan akan pentingnya sistem ERP masih tergolong rendah, khususnya di Indonesia. Padahal persaingan bisnis saat ini sangat ketat dan sistem ERP bisa menjadi salah satu komponen vital dalam manajemen perusahaan.

Kelebihan Sistem dan Konsep ERP dalam Bisnis

Penerapan sistem ERP dan konsep ERP pada suatu bisnis pada dasarnya akan memberikan banyak keuntungan bagi bisnis Anda. Jika biasanya perusahaan akan menggunakan sistem database secara terpisah, maka dengan adanya ERP data-data yang ada di setiap bagian akan terintegrasi dalam satu wadah sehingga semua pihak dapat mengakses dengan mudah dan lengkap. Secara tidak langsung, pengelolaan perusahaan akan berjalan lebih efektif dan efisien.

Berikut ini adalah beberapa keuntungan yang diperoleh perusahaan jika menggunakan ERP:

  • Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas

Keberadaan sistem ERP juga bisa membantu meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam perusahaan. Aktivitas-aktivitas rutin harian perusahaan seperti order, pengiriman barang, profil pemasok, manajemen kas (manajemen keuangan), manajemen gudang, realisasi penjualan hingga akuntansi bisa berjalan lebih baik dan cepat. Tidak hanya itu, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran supplier pun bisa dilakukan dengan lebih cepat.

  • Perencanaan dan Manajemen Sistem Informasi

Jika Anda belum tahu, sistem ERP sendiri memiliki berbagai alat pendukung untuk mengambil keputusan seperti alat perencanaan dan alat simulasi. Alat-alat pendukung ini secara tidak langsung bisa membantu perusahaan untuk memanfaatkan sumber dayanya secara lebih efektif dan efisien. Selain itu penyajian laporan dalam sistem ERP juga lebih mudah, cepat dan dapat diakses oleh pihak-pihak terkait kapan pun dibutuhkan.

  • Integrasi Bisnis dan Akurasi Data yang Lebih Baik

Jika sebuah perusahaan menggunakan ERP, maka saat ada perubahan yang terjadi di setiap modul atau sub-modul, pihak-pihak yang berkaitan bisa melihatnya secara langsung. Hal ini bisa terjadi karena pembaharuan yang terjadi bersifat real-time. Tidak hanya itu, penggunaan ERP juga bisa meminimalisir terjadinya duplikat data atau kehilangan data yang seringkali disebabkan oleh faktor human error. Dengan begini maka integrasi bisnis berjalan dengan lebih baik. dan akurasi data yang ada dalam perusahaan juga bisa lebih dipertanggungjawabkan.

  • Pembentukan Standarisasi Prosedur

Dengan menerapkan sistem ERP dalam perusahaan maka pekerjaan-pekerjaan dalam perusahaan bisa lebih terstruktur dan tidak bergantung dengan individu tertentu.

  • Infrastruktur yang Konsisten

Dengan menggunakan ERP software maka perusahaan akan berjalan lebih seragam. Hal ini karena semua pihak mulai dari back office hingga front office memiliki tampilan yang sama dalam menjalankan aktivitas bisnis dalam sistem.

  • Memangkas Biaya Manajemen dan Operasional

Biaya operasional dan manajemen menjadi dua hal yang tidak bisa dilepaskan dari sebuah perusahaan. Apapun strategi yang dijalankan, biaya manajemen dan operasional akan tetap ada dan berkaitan dengan laporan keuangan perusahaan. Cara terbaik untuk berteman dengan biaya manajemen dan operasional agar tidak terlalu membebani perusahaan adalah dengan memangkas atau meminimalisirnya. Dengan software ERP maka berbagai proses bisnis yang ada dalam perusahaan bisa dirampingkan melalui sistem yang seragam dan terintegrasi.

  • Menyempurnakan Kolaborasi

Sudah menjadi rahasia umum bahwa argumen di kantor khususnya dari bagian satu dengan bagian lain menjadi hal yang lumrah. Tapi hal ini tidak bisa diabaikan begitu saja karena bisa mempengaruhi kondisi atau lingkungan kerja di kantor. Dengan menggunakan software ERP setidaknya perselisihan yang terjadi antar bagian atau department yang biasa terjadi bisa diminimalisir.

Kesalahan input data atau kesalahan-kesalahan lain yang biasanya bisa ditutupi atau diingkari oleh rekan kerja atau departmen lain akan terpampang nyata di hadapan semua pihak yang bersangkutan. Dengan begini penyelesaian masalah atau pencarian solusi bisa dilakukan dengan lebih baik dan cepat.

Sistem ERP sendiri menunjang sistem multi uang dan bahasa dalam perusahaan sehingga keberadaan ERP sangat penting untuk perusahaan multinasional. Tidak hanya itu, sistem ERP juga memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus setiap perusahaan tanpa harus dilakukan pemograman kembali.

Modul-Modul dalam Sistem ERP

Pada dasarnya dalam suatu sistem ERP, ada berbagai modul dan sub-modul yang mewakili berbagai komponen bisnis perusahaan. Modul-modul ini bisa dipilih oleh perusahaan sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini adalah beberapa modul yang ada dan biasa dijumpai dalam sistem ERP:

  • Modul Sumber Daya Manusia (Human Resource Module).
  • Modul Inventaris/Persediaan (Inventory Module).
  • Modul Penjualan dan Pemasaran (Sales and Marketing Module).
  • Modul Pembelian (Purchase Module).
  • Modul Manajemen Hubungan Pelanggan (Customer Relations Management Module).
  • Modul Manufakturing (Manufacturing Module).
  • Modul Manajemen Rantai Pasokan (Supply Chain Management Module).

Untuk sistem ERP sendiri, Logiframe menawarkan layanan konsultasi untuk sistem ERP yang menyatukan dan membangun kesatuan proses-proses bisnis yang terintegrasi dengan keunggulan seperti:

  • Laporan kegiatan bisnis secara real-time.
  • Menekankan kolaborasi tim dalam satu sistem.
  • Meningkatkan integritas data dan kendali finansial.
  • Menurunkan biaya manajemen dan operasional.

Logiframe memiliki 3 partner ternama yang dapat memberikan solusi penggunaan sistem ERP dalam perusahaan Anda yaitu Microsoft Dynamics NAV, Xero dan Xero Add-on. Penerapan sistem ERP terbaik akan membuat kondisi perusahaan Anda menjadi lebih baik. Tidak hanya manajemen inventory atau pemasaran saja yang tercakup dengan baik, sistem dan konsep ERP akan membantu Anda memiliki manajemen keuangan yang lebih stabil.

Your comment