Januari 5, 2023 / by Wienanto Tanuwidjaja / In Laporan Keuangan, Manajemen Keuangan, Mengatur Keuangan / Leave a comment

Tips Terbaik Bagi Pemilik Usaha Untuk Mengelola Pembukuan-nya Sendiri

Pernahkah Anda bertanya-tanya bagaimana pemilik usaha menangani akuntansi dan pembukuan untuk bisnis mereka sendiri?

Atau mungkin Anda sedang mengelola sendiri. Bagus untukmu!

Saya mengendalikan pembukuan bisnis saya. Meskipun saya mungkin tidak menangani setiap aspeknya seperti membuat faktur dan memposting pembayaran, saya melakukan pemeriksaan dan kontrol saldo yang benar untuk memastikan akuntansinya benar.

Bagi Anda yang mau menghemat waktu Anda, saya akan mempertimbangkan layanan outsourcing akuntansi dan pembukuan. Layanan ini dapat menghemat waktu Anda agar Anda dapat fokus ke hal lain dalam bisnis Anda seperti pengembangan bisnis dan penjualan.

Bagaimanapun, inilah hal-hal penting yang saya lakukan dengan pembukuan bisnis kami sendiri.

1. Kontrol pemilik
2. Sering diperbarui
3. Selalu akurat
4. Menentukan tujuan bisnis
5. Metrik dan pelaporan utama
6. Penagihan yang sukses saat Anda menjadi pemilik usaha

1. Kontrol pemilik

Tidak ada yang bisa memindahkan uang, memproses penggajian, atau membayar tagihan kecuali saya. Itu hanya praktik kontrol yang baik. Namun seiring Perusahaan semakin besar, delegasi diperlukan, dan akan ada sistem pengendalian manajemen yang lebih ketat. Kita akan membahas delegasi dan sistem pengendalian manajemen pada topik yang berbeda.

Banyak pemilik bisnis yang menggunakan jasa outsource akuntansi dan pembukuan mereka atau memiliki pembukuan internal yang terlalu mempercayakan segalanya kepada tim internal tanpa menaruh kontrol yang memadai. Semakin banyak izin sensitif yang Anda berikan kepada tim keuangan Anda, semakin besar juga kemungkinan terjadi kesalahan, pencurian, atau kecurangan. Pencurian keuangan adalah masalah besar di zaman ini.

Berikut adalah beberapa hal yang tidak boleh dilakukan oleh tim keuangan Anda (dengan tidak memperhitungkan kontrol):

1. Tanda tangan cek, bayar tagihan, atau transfer uang
2. Miliki akses tak terbatas ke rekening bank Anda
3. Memiliki akses ke nomor rekening bank Anda
4. Memiliki akses ke nomor jaminan sosial Anda

Ini mungkin tampak seperti hal-hal yang masuk akal tetapi cukup sering pemilik bisnis bercerita ke saya bahwa mereka melakukan hal-hal ini tanpa diiringi dengan kontrol yang memadai. Kami jelaskan bahwa pada bisnis kami, tim keuangan tidak akan mendapatkan akses ke informasi-informasi yang sensitif ini.

2. Sering diperbarui

Saya memperbarui pembukuan kami setidaknya sekali seminggu tetapi seringnya setiap hari. Ketika Anda memperbarui pembukuan Anda setiap hari, Anda akan menangkap hal-hal lebih cepat dan pembukuan Anda akan selalu up-to-date.

Saya menunjukkan kepada salah satu klien kami bagaimana kami mengerjakan pembukuan setiap hari dan dia terpesona.

Dia juga mengatakan dia tidak paham mengapa akuntan yang sebelumnya tidak melakukannya. Ketika saya mengatakan kepadanya agar akuntan-nya menangani rekonsiliasi secara harian, dia bilang akuntan-nya keberatan.

Dia mengatakan dia akan mencoba melakukannya sendiri karena hanya butuh beberapa menit, supaya dia memiliki kendali penuh atas pembukuannya, supaya dia tahu apa yang terjadi setiap saat, dan bisa menangkap bisa kesalahan lebih awal. Ketika Anda melakukannya setiap hari, Anda memiliki pegangan yang sangat baik pada arus kas. Percaya deh!

Rekonsiliasi bank harian menjadikan Anda raja dalam mengelola arus kas Anda. Ingat Cash is King! Dengan Anda menyetujui pengeluaran Anda di bank, Anda benar-benar mendapatkan pemahaman tidak hanya tentang saldo kas Anda saat ini tetapi juga saldo kas Anda di masa depan dengan budget (anggaran). Kita akan membahas anggaran di lain waktu ya!

Mungkin saya membutuhkan waktu 15-20 menit untuk menyelesaikan buku-buku untuk tahun ini dan mengirimkannya ke tim perpajakan saya melalui email. Alasannya adalah karena buku saya selalu up-to-date dan buku Anda juga harus up-to-date.

3. Selalu akurat

Ketika Anda tidak tahu apa yang harus dilakukan dengan transaksi tertentu, transaksi tersebut jangan dikubur di akun yang acak. Anda harus mengkodekan semua transaksi yang Anda tidak yakin ke dalam sistem akuntansi Anda, yang kami sarankan menggunakan software Xero. Jadi konfigurasi Chart of Account sangat penting!

Dengan begitu, Anda dapat menyimpan semua pertanyaan Anda di satu tempat.

Apabila Anda klien Logiframe Consulting, pastikan untuk mencatat sebanyak mungkin pertanyaan untuk transaksi-transaksi yang Anda tidak yakin sehingga ketika Anda berdiskusi dengan tim Logiframe, Anda akan memiliki pertanyaan yang lengkap.

4. Menentukan tujuan bisnis

Hal yang membuat saya frustasi ketika saya tahu bahwa banyak pemilik usaha tidak menetapkan tujuan bisnis tahunan mereka. Sangat penting untuk membuat anggaran dan perkiraan keuangan setiap tahun. Kita akan membahas tentang anggaran di sesi yang khusus.

Setelah Anda membuat anggaran, Anda harus memasukkan anggaran ke dalam Xero atau Precoro (sebuah Add-on dari Xero untuk mengatur anggaran dan pembelian). Ini membuat perbandingan anggaran vs aktual sangat mudah.

Memiliki informasi ini di ujung jari Anda akan memungkinkan Anda dengan cepat melihat apakah Anda berada di jalur yang telah Anda tetapkan. Jika tidak, lakukan penyesuaian yang diperlukan untuk kembali ke jalur awal.

5. Metrik dan pelaporan utama

Ada metrik dan laporan tertentu yang diawasi oleh setiap pemilik bisnis; baik secara sadar maupun tidak sadar. Saya pasti memiliki 3 atau 4 metrik utama yang saya jaga setiap bulan.

Jika mereka keluar dari jalur, saya langsung mencari tahu penyebabnya dan membuat penyesuaian yang diperlukan untuk kembali sejalan dengan tujuan saya.

Bagian penting lainnya dari pekerjaan pemilik usaha manapun adalah menganalisis laporan keuangan.

Saya memiliki serangkaian laporan yang telah saya hafal di Xero untuk memudahkan saya mengakses informasi pelaporan penting.

Terlalu banyak pemilik usaha yang beroperasi tanpa analisis keuangan. Melakukannya seperti menjalankan bisnis Anda secara buta.

Anda tidak dapat menganalisis metrik utama dan laporan keuangan Anda kecuali pembukuan Anda diperbarui, akurat, dan Anda telah menetapkan sasaran.

Uang yang terutang dari pelanggan dalam bentuk piutang adalah salah satu kontributor terbesar arus kas Perusahaan Anda.

Sementara kesuksesan bisnis bergantung pada aktivitas arus kas positif – di mana lebih banyak uang masuk daripada keluar – uang yang mengalir ke bisnis Anda tidak dapat benar-benar dihitung sebagai pendapatan sampai menjadi uang tunai.

Setiap entri piutang dalam catatan Perusahaan Anda pada dasarnya adalah pinjaman jangka pendek yang diberikan kepada pelanggan.

Menjaga rekening jatuh tempo Anda terkendali berarti mendapatkan pembayaran untuk pinjaman ini secara tepat waktu. Namun, banyak pemilik bisnis tidak sepenuhnya menghargai peran penting yang dimainkan oleh pengumpulan hutang yang belum dibayar ini dalam kesuksesan mereka.

Faktanya adalah bahwa lebih dari 80% usaha gagal karena kurangnya manajemen arus kas yang efektif.

Mengapa arus kas begitu penting? Selain kebutuhan yang jelas untuk membayar karyawan dan membeli persediaan, membangun arus kas positif adalah satu-satunya cara bisnis Anda dapat memperoleh keuntungan.

Tidak ada Perusahaan yang dapat terus beroperasi jika secara konsisten membayar lebih dari yang dibutuhkan, dan kemampuan untuk menghasilkan dan menggunakan uang tunai yang memungkinkan bisnis Anda untuk:

1. Tetap di atas hutangnya
2. Nikmati pertumbuhan reguler
3. Pertahankan fleksibilitas dalam menghadapi keadaan darurat keuangan dan peluang ekspansi
4. Dapatkan persetujuan untuk kredit baru
5. Pikat pelanggan tambahan dengan persyaratan kredit yang lebih baik

Setiap bisnis memiliki bagian piutangnya masing-masing, dan semakin besar Perusahaan, semakin banyak piutang yang akan dimiliki.

Ini mungkin bukan bagian yang paling menyenangkan dari menjalankan bisnis Anda, tetapi mempelajari cara mengelola akun ini secara efektif dapat berarti perbedaan antara memimpin Perusahaan yang mendapat untung dari kesuksesan jangka panjang, dan Perusahaan yang hanya menutup pintunya dan menghilang.

6. Penagihan yang sukses saat Anda menjadi pemilik usaha

Selain kurangnya integritas, ada sejumlah alasan mengapa pelanggan mungkin gagal membayar tagihan mereka tepat waktu:

1. Perusahaan mungkin kekurangan staf dan tidak terorganisir dalam pendekatan mereka terhadap dokumen
2. Perusahaan besar mungkin mengalami kesulitan merampingkan volume tugas administrasi mereka yang besar
3. Perusahaan dari semua ukuran mungkin mengalami arus kas negatif karena kurangnya penganggaran yang tepat atau inefisiensi dalam mengumpulkan piutang mereka sendiri
4. Secara efektif menangani piutang Perusahaan Anda menuntut pola pikir yang objektif dan pemahaman tentang kapan, dan bagaimana, untuk secara bertahap meningkatkan upaya penagihan Anda.

Tetap terkini dengan faktur Anda, memantau status akun terutang Anda setidaknya setiap minggu, dan mengetahui kapan harus meminta bantuan dari luar hanyalah beberapa kebiasaan yang akan membantu menjaga arus kas Perusahaan Anda bergerak dengan lancar.

Berikut adalah lima tips berharga untuk meningkatkan keberhasilan penagihan piutang Anda:

1. Rancang dan terapkan rencana untuk menindaklanjuti akun yang lewat jatuh tempo secara reguler, interval yang telah ditentukan sebelumnya – misalnya, saat faktur lewat jatuh tempo 7 hari, jatuh tempo 15 hari, jatuh tempo 30 hari, dan jatuh tempo 45 hari.
2. Keluarkan surat atau email pengingat awal, diikuti dengan panggilan telepon – untuk hasil terbaik, jadwal tindak lanjut Anda harus memanfaatkan berbagai saluran komunikasi, dimulai dengan email, kemudian beralih ke telepon dan surat surat resmi.
3. Mengimbangi kegagalan untuk menagih dengan opsi pembayaran alternatif – ketika klien berharga jatuh pada masa-masa sulit sementara, pertimbangkan untuk menawarkan pembayaran angsuran untuk saldo terutang, atau untuk menerima jumlah yang dikurangi sebagai pembayaran penuh.
4. Kirimkan surat permintaan pembayaran bersertifikat – surat resmi dari pengacara Perusahaan Anda yang mengancam tindakan hukum seringkali cukup untuk mendorong klien yang lalai secara konsisten untuk memprioritaskan pembayaran faktur Anda. Tetapi jangan takut untuk menyewa agen penagihan jika semuanya gagal – memulihkan sebagian pembayaran untuk tagihan lebih baik daripada tidak menerima pembayaran sama sekali.
5. Bersikaplah gigih, tetapi ketahuilah kapan harus berhenti – manajemen piutang yang sukses membutuhkan dedikasi dan kemauan untuk gigih. Sama saja, pada akhirnya mungkin akan tiba saatnya ketika menginvestasikan waktu dan sumber daya tambahan untuk mengumpulkan dari klien yang menunggak tidak lagi sepadan dengan biayanya.