our blog

Membuka Wawasan

September 29, 2018 / by Wienanto Tanuwidjaja / In Manajemen Keuangan / Leave a comment

Internal Audit: Hal-Hal yang Harus Anda Ketahui Sebelum Melakukannya

Sebelumnya saya pernah membahas artikel mengenai audit internal, dimana pekerjaan tersebut perlu dilakukan untuk menangkal tindak penipuan keuangan yang bisa saja terjadi pada setiap perusahaan, selengkapnya bisa dilihat di sini. Jangan lupa jika perusahaan ingin berkembang dan bertahan lama, maka harus memiliki sistem keuangan internal yang kuat. Strategi pemasaran canggih yang menghasilkan omset besar memang dibutuhkan sebagai ujung tombak keuangan, namun pada sejarahnya menunjukkan banyak kebangkrutan finansial terjadi karena lemahnya kontrol internal dari sebuah perusahaan.

Tahukah Anda? Barings Bank yang berpusat di London dan telah berusia lebih dari 200 tahun (berdiri sejak 1762) kolaps di tahun 1995 dikarenakan fungsi dari internal audit tidak berjalan dengan baik. Nick Leeson dari kantor Singapura membawa kejatuhannya dengan membuat investasi-investasi spekulatif beresiko tinggi yang tidak terdeteksi dengan baik.

Perbedaan Antara Internal Dengan Eksternal Audit

Auditor internal akan memeriksa isu-isu atau potensi permasalahan dalam perusahaan sehubungan dengan praktek bisnis dan resikonya, sementara auditor eksternal meneliti laporan keuangan dan mengeluarkan opini mengenai laporan keuangan tersebut.

Internal audit sebaiknya dilakukan setiap bulan sepanjang tahun sementara eksternal audit memeriksa hanya setahun sekali.

Tujuan Dilakukannya Internal Audit Pada Perusahaan

Tujuan utama dari dilakukannya internal audit ialah untuk mencegah terjadinya penyalahgunaan uang dalam perusahaan Anda. Internal  audit dapat membantu perusahaan untuk mencapai misinya dengan pendekatan yang sistematis dan disiplin dengan menilai dan memperbaiki efektivitas manajemen risiko, kontrol, dan proses kepatuhan peraturan dan hukum. Internal audit yang baik membantu menunjukkan kinerja perusahaan yang sebenarnya dan bisa menjadi tolok ukur kesehatan perusahaan.

Untuk perusahaan yang baru berjalan, internal  audit biasanya dilakukan sendiri oleh pemiliknya karena cenderung lebih sederhana dan hanya ada sedikit transaksi. Namun dengan berkembangnya perusahaan maka dibutuhkan auditor khusus atau mendelegasikan dengan jasa konsultan keuangan yang ada. Pada umumnya, tanggung jawab seorang audit internal adalah sebagai berikut:

  • Melakukan keseluruhan siklus audit secara penuh, termasuk manajemen resiko dan kontrol terhadap efektivitas operasional, laporan keuangan yang dapat dipercaya, dan kepatuhan terhadap semua peraturan perusahaan dan perundang-undangan yang berlaku.
  • Menentukan jangkauan internal audit dan membuat perencanaan tahunan.
  • Mengambil, menganalisa dan mengevaluasi dokumen keuangan beserta pendukungnya, termasuk laporan terdahulu, dokumentasi, data, flowchart, nota atau bukti transaksi manual maupun elektronik.
  • Mempersiapkan dan menyajikan laporan-laporan yang menunjukkan hasil audit dan prosesnya.
  • Berfungsi sebagai sumber masukan yang independen dan obyektif kepada direksi dan pemilik untuk memastikan keabsahan, legalitas dan pencapaian tujuan.
  • Menemukan celah atau “lubang-lubang” yang berpotensi menganggu operasional perusahaan dan merekomendasikan tindakan pencegahan dan penghematan biaya.
  • Melakukan follow up hasil audit dan memonitor tindakan yang diambil oleh manajemen.
  • Mengikuti perkembangan terkini mengenai regulasi sektor, alat dan teknik terbaru, dan standar kinerja.

Apa Yang Membuat Internal Audit Efektif?

Internal audit menganut beberapa prinsip-prinsip yang bertujuan untuk membuat prosesnya menjadi efektif dan berfungsi sebagai alat yang bisa diandalkan dalam mendukung tindakan dan peraturan manajemen serta melakukan perbaikan kinerja secara berkesinambungan.

Prinsip-prinsip inilah yang dapat memastikan hasil yang didapat nantinya adalah hasil yang akurat, obyektif dan cukup informatif untuk manajemen mengambil keputusan. Jika ada beberapa auditor yang bekerja secara independen, hal ini dapat mendukung mereka untuk mendapatkan hasil yang sama ketika melakukan audit dalam kondisi serupa.

Prinsip-prinsip yang harus dimiliki auditor

  1. Etika: kepercayaan, integritas, kerahasiaan dan kehati-hatian penting dalam internal audit
  2. Output yang adil: hasil-hasil audit, konklusi dan laporan-laporan merefleksikan dengan aktivitas audit dengan benar dan akurat.
  3. Profesional: auditor harus bertindak sesuai dengan kepentingan tugas mereka.
  4. Independen: auditors harus independen/tidak terlibat dalam aktivitas yang sedang diaudit dan menjadi obyektif.
  5. Pembuktian: bukti-bukti yang ada harus bisa diverifikasi dan didasarkan pada informasi yang tersedia.

Aspek Penting Dari Sebuah Internal Audit

Selain melibatkan dokumen dan bukti-bukti pendukungnya, satu aspek penting dari proses ini yaitu faktor manusia. Walaupun sudah didukung oleh penggunaan teknologi, internal audit tetap akan melibatkan komunikasi langsung dengan personil yang melakukan pekerjaan yang diaudit.

Maka sebagai auditor maka bersikaplah ramah, bangun pemahaman yang sama dan gunakan sedikit humor untuk mengurangi tekanan dari gambaran proses audit yang terkesan “mengerikan”. Berikan pengertian bahwa proses ini memiliki tujuan utama yaitu untuk mendorong peningkatkan kinerja, bukan untuk mencari kesalahan atau mempermalukan siapa pun, khususnya orang yang sedang Anda ajak bicara.

Berusahalah untuk bersikap terbuka dalam melakukan audit dan jelaskan kepada orang-orang yang ditemui bahwa mereka bebas menyatakan pendapat selama proses berlangsung. Selalu diskusikan hal-hal yang ditemukan dengan staf bersangkutan dan sampaikan harapan Anda kepadanya untuk memperbaikinya. Ijinkan mereka juga untuk membaca catatan dan temuan Anda, dengan kata lain internal audit ini bersifat terbuka.

Hindari terlibat dalam konflik atau argumentasi mengenai observasi Anda, apalagi secara langsung menampilkan nama mereka dalam laporan. Hal ini bisa menjadi kontra produktif karena orang-orang tersebut bisa saja menjadi defensif dan menolak untuk bekerja sama.

Akan sangat membantu jika Anda yang melakukan internal audit belajar dan memiliki kemampuan berkomunikasi antar pribadi (interpersonal skills) yang baik. Anda bisa mendapatkannya melalui banyak pelatihan kepribadian, manajemen diri dan negosiasi yang tersedia luas. Soft skills seperti inilah yang akan banyak membantu Anda dalam melakukan pekerjaan sebagai auditor. Jika informasi yang ingin Anda dapatkan maka cara mendapatkannya juga penting.

Beberapa jenis tes atau asesmen kepribadian yang bisa Anda coba adalah Profil Kepribadian DISC (Dominan, Influential, Stable, Conscientious). Setiap jenis dan kombinasi dari kepribadian dasar ini memiliki karakteristik yang berbeda dalam bersikap dan merespon situasi dalam keadaan tertekan (stress). Dengan keahlian ini, individu yang berbeda akan dapat ditangani dengan cara-cara yang tepat untuk mencapai tujuan Anda, hasil audit yang efektif.

Jenis-Jenis Internal Audit

Internal audit bisa meliputi sistem, proses, maupun produk.

Audit Sistem

Audit jenis ini lebih baik dilakukan menggunakan daftar checklist internal audit. Audit sistem berfokus pada kualitas sistem manajemen perusahaan secara keseluruhan dan membandingkan aktivitas perencanaan dengan kebutuhan sistem untuk memastikan implementasi yang benar. Dalam sebuah perusahaan, internal audit sistem keuangan biasanya yang paling sering dilakukan karena membantu dalam akurasi pelaporan Laba rugi perusahaan.

Audit Proses

Audit proses merupakan suatu analisa mendalam yang memverifikasi semua proses sistem manajemen  yang berfungsi dan menghasilkan sesuai dengan yang diinginkan. Audit proses ini juga mencari kesempatan yang ada untuk perbaikan dan kemungkinan untuk melakukan tindakan perbaikan. Ini biasanya dilakukan dengan fokus pada proses khusus, rentan, baru atau yang berisiko tinggi bagi perusahaan.

Audit Produk

Audit produk yang dihasilkan perusahaan bisa melalui beberapa tahapan, mulai dari desain, produksi dan pengiriman agar sesuai dengan spesifikasi produk, seperti ukuran, dimensi, fungsi, packaging dan labeling. Biasanya dilakukan dengan interval waktu yang rutin.

Pertanyaan Standar untuk Internal Audit

Berikut ini beberapa pertanyaan dasar untuk membantu proses audit. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan ini sering kali membuka jalan untuk informasi tambahan yang dibutuhkan dalam melakukan proses audit yang lebih akurat.

Daftar pertanyaan umum untuk internal audit:

  1. Apa saja yang menjadi tanggung jawab Anda?
  2. Bagaimana Anda tahu cara mengerjakannya?
  3. Pelatihan apa yang diberikan kepada karyawan baru?
  4. Bagaimana menilai efektivitas sebuah pelatihan?
  5. Apakah data pelatihan disimpan dalam arsip?
  6. Apa tujuan dari proses yang Anda lakukan?
  7. Apa itu kebijakan kualitas dan di mana menemukannya?
  8. Dokumen apa saja yang Anda gunakan dan apakah mereka sudah tepat?
  9. Apa yang dihasilkan dari proses yang Anda lakukan?
  10. Bagaimana sistem pengarsipan Anda?
  11. Bagaimana Anda memastikan produk-produk perusahaan memenuhi persyaratan?
  12. Apa yang terjadi ketika persyaratan produk diubah?
  13. Apakah data kepuasan konsumen dianalisa?
  14. Apa tanggung jawab atau siapa yang berwenang menangani pelanggaran proses atau ketidaksesuaian produk?
  15. Apa saja tren dalam produk-produk yang tidak sesuai dan apa yang dilakukan mengenai hal tersebut?
  16. Apakah ada prosedur khusus untuk tindakan perbaikan jika terjadi ketidaksesuaian?
  17. Apakah para karyawan tahu akan tujuan dan kualitas peraturan?
  18. Apakah peraturan dan tujuan yang ada tersedia dan relevan?
  19. Bagaimana tujuan yang berkualitas ditentukan?
  20. Apakah ada hubungan yang jelas antara peraturan dan tujuan?
  21. Bagaimana kemajuan dalam mencapai tujuan diukur dan dikomunikasikan?
  22. Apakah jumlah keluhan pelanggan berubah seiring waktu?
  23. Alat-alat apa saja yang digunakan untuk mengidentifikasi sumber keluhan?
  24. Bagaimana tindakan-tindakan perbaikan dan keberhasilannya dikomunikasikan kepada karyawan?

Hal-Hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Melakukan Internal Audit

1. Tujuan

Apa saja yang diaudit? Sistem, Proses, Produk? Semakin besar lingkup kerjanya semakin banyak waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Yang paling sering dilakukan oleh perusahaan adalah internal audit keuangan, audit lainnya biasanya bergantung pada manajemen, peraturan perundang-undangan dan atau industri.

2. Keahlian Auditor

Jika perusahaan Anda melakukan audit berdasarkan data internal maka Anda akan mendapatkan efektivitas operasional dari prosesnya. Namun untuk memastikan perusahaan up-to-date dengan peraturan industri dan perubahan dalam bisnis, Anda memerlukan keahlian dari luar perusahaan. Pastikan Anda bekerja sama dengan perusahaan penyedia jasa konsultasi keuangan yang memiliki reputasi baik.

3. Dukungan Teknologi

Menggunakan teknologi terkini akan memudahkan perusahaan untuk membantu menyelaraskan dan mengorganisir keseluruhan proses audit. Beberapa fitur yang harus ada antara lain proses yang mudah dipelajari, bisa dikustomisasi dan dasbor yang menunjukkan data secara real-time. Beberapa pertanyaan yang bisa Anda ajukan kepada vendor:

  • Apakah penggunaannya mudah atau Anda harus klik beberapa kali untuk pergi ke tempat yang diinginkan?
  • Berapa lama waktu pemasangan? Beberapa minggu, beberapa bulan, setahun?
  • Apakah program berjalan dengan cepat dan responsif atau terkadang lambat?

Nah, Anda sudah mengetahui lebih banyak mengenai hal-hal yang perlu diperhatikan sebelum memulai kegiatan internal audit perusahaan Anda. Berikut ringkasannya:

  • Perbedaan antara internal dengan eksternal audit.
  • Apa yang membuat internal audit efektif?
  • Aspek penting dari sebuah internal audit.
  • Jenis-jenis Internal audit.
  • Pertanyaan standar untuk internal audit.
  • Hal-Hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan internal audit.

Dengan mempertimbangkan faktor pertumbuhan perusahaan dan resiko internal, sudah saatnya Anda memulai atau melakukan internal audit lebih baik lagi. Buat pengerjaan internal audit perusahaan Anda menjadi semakin mudah dan juga tepat dengan jasa konsultan Logiframe. Dengan pengalaman konsultan profesional dan total pengalaman puluhan tahun dalam bidangnya, Logiframe mampu membantu Anda dalam melakukan audit dengan tujuan spesifik sebagaimana digariskan oleh top management, bekerja bersama dengan fungsi internal Anda untuk menguji efektivitas internal control terhadap laporan keuangan, dan lainnya. Untuk selengkapnya Anda bisa lihat di sini.

Your comment